I. JUSTIFICACION
Las empresas del sector solidario en Colombia (Cooperativas financieras, Cooperativas de aportes y crédito, multiactivas, de educación, cooperativas de trabajo asociado, entre otras) conjuntamente con las empresas privadas tienen como principal objetivo lograr la satisfacción del los clientes externos e internos, mejorar su cobertura y participación en el mercado, buscar solidez y rentabilidad, en una economía cada día más globalizada y con más requisitos en normalización y estándares de producción y servicios; como estrategia de acción inmediata es indispensable rediseñar modelos enfocados hacia la calidad en gestión, dirección, producción, control y apoyo administrativo. El propósito de este trabajo de consultaría es brindar asesoría para obtener la certificación por parte de un organismo acreditado en Colombia para lo cual es necesario implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, que cumpla con los requisitos y estándares internacionales como NTC- ISO 9001, NTC-ISO 14001, OHSAS 18001, adecuar todos los procesos organizacionales y generar los cambios que sean indispensables en el modelo administrativo actual. Como respuesta a la crisis del sector financiero y su reflejo en las organizaciones solidarias, el Gobierno Nacional expidió la ley 454 de 1998, que reorganizó el sector. Esta ley le dio mayor legitimidad a este importante sector de la economía colombiana, y corresponde a los actores del sector darle un nuevo impulso caracterizado por la transparencia en sus actividades y la consideración de todos los grupos de interés teniendo en cuenta que el sector solidario promueve la formación de capital social y contribuye de manera efectiva con la reducción de la pobreza, la distribución del ingreso y la generación de oportunidades para la población. El Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia de la Economía Solidaria han emprendido un programa de ajuste a las Cooperativas de Trabajo Asociado que se consolidó con la emisión del decreto 4588 del 27 de diciembre de 2006, a través del cual pretenden que estas organizaciones solidarias ajusten su accionar de acuerdo con los postulados solidarios y no desvíen su acción hacia actividades que no deben realizar toda vez que el sector cooperativo en Colombia se caracteriza por la doble naturaleza que define a las empresas de este importante sector como organizaciones de carácter social con actividad comercial. Podemos decir entonces; que una empresa solidaria es una organización de personas que deciden asociarse para solucionar en conjunto sus problemas comunes y para ello hacen aportes sociales con el fin de producir bienes o prestar servicios para si mismos y para la comunidad en general. J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda II: OBJETIVO GENERAL Brindar asesoría a las Empresas de Economía Solidaria en el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001, para solicitar la certificación de todos sus procesos por parte de un Organismo autorizado en Colombia de acuerdo con la ley 79 de 1988, ley 454 de 1998, del decreto 4588 de 2006 y demás normas que rigen las cooperativas de economía solidaria. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1) Asesorar la versión del mapa de procesos y caracterización de los mismos. 2) Asesorar la elaboración de la documentación de las Empresas de Economía Solidaria que exige la ISO 9001, el control documental en concordancia con las tablas de retención documental si existen en la entidad. 3) Asesorar la elaboración del Manual de Calidad. 4) Asesorar la implementación de la planificación del Sistema de Gestión de Calidad en cumplimiento de los requisitos de la ISO 9001. 5) Asesorar los procesos relacionados en la gestión de los recursos humanos en un Sistema de Gestión de la Calidad. 6) Asesorar la implementación de los elementos principales para la medición y mejora continua de los procesos bajo el enfoque de la ISO 9001. 7) Asesorar la implementación de una metodología que permita evaluar la conformidad de los requisitos del cliente, la ley y la Empresa según ISO 9001. 8) Acompañar el proceso de certificación según el Programa de Auditoria pactado con el Organismo Certificador. III. TEMARIO 1) Sensibilización a los funcionarios de la Empresa de Economía Solidaria sobre la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad un (1) taller al mes, actividad que será ejecutada según programa aprobado previamente por el Gerente o por su delegado. 2) Gestión Documental: asesorar la implementación de una Política de la Calidad y de Objetivos de la Calidad en el cumplimiento de los numerales 4.2.1.a), 5.3, 5.4 y 5.4.1 de la norma ISO 9001. 3) Asesorar el establecimiento de los procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001 numerales 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3. 4) Asesorar el establecimiento de los documentos requeridos por la Empresa para el cumplimiento de los objetivos indispensables que le permita asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, numeral 4.2.1.a) de la norma ISO 9001. 5) Asesorar la elaboración del mapa de procesos en cumplimiento de la norma ISO 9001 numeral 4.1.a). 6) Asesorar la caracterización de los procesos en cumplimiento de la norma ISO 9001 numeral 4.1.b). 7) Asesorar la elaboración de indicadores de evaluación y seguimiento a los procesos en cumplimiento del numeral 4.1.c) de la ISO 9001. 8) Asesorar la elaboración de procedimientos documentados que tengan relación con los procesos establecidos según el mapa de procesos en cumplimiento al numeral 4.2.2.b) de la ISO 9001. 9) Asesorar el establecimiento de un procedimiento para el control de documentos en cumplimiento del numeral 4.2.3 a), b), c), d), e), f), g) de la ISO 9001. 10) Asesorar los procedimientos necesarios para cumplir con los registros exigidos por la norma ISO 9001 según el numeral 4.2.4. 11) Asesorar la elaboración de un Manual de Calidad en cumplimiento del numeral 4.2.2 de la ISO 9001. 12) Asesorar la implementación de la planificación como una herramienta del Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento al numeral 5.3, 5.4.1 5.4.2 de la norma ISO 9001. 13) Asesorar los procedimientos para cumplir el numeral 6.2.1, 6.2.2 de la norma ISO 9001 gestión del talento humano. 14) Asesorar la planificación del producto o prestación del servicio en cumplimiento al numeral 7.1 de la ISO 9001. 15) Asesorar el establecimiento de los procesos relacionados con el cliente en cumplimiento a los numerales 7.2.1, 7.2.2 y 7.2.3 de la ISO 9001. 16) Asesorar los procesos relacionados con la adquisición de bienes y servicios en cumplimiento a los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la ISO 9001 17) Asesorar el establecimiento de criterios y métodos para la operación, control y seguimiento de la producción y prestación del servicio en cumplimiento a los numerales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4 y 7.5.5 de la ISO 9001. 18) Asesorar el establecimiento de procedimientos para el control de los dispositivos de seguimiento y medición en cumplimiento al numeral 7.6 de la ISO 9001. 19) Asesorar el establecimiento de procedimientos para la medición y mejora continua de los procesos en cumplimiento a los numerales 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 de la ISO 9001. 20) Asesorar la planificación y ejecución del programa de auditoria interna en cumplimiento al numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001 y la ISO 19011. 21) Asesorar la planificación, ejecución, control, seguimiento y revisión de los planes de mejora continua en cumplimiento a los numerales 8.5.2 y 8.5. 3 de la ISO 9001. 22) Acompañamiento en la Auditoria de Certificación según programa de auditoria pactada con el Organismo Certificador. IV. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda SENSIBILIZACION DIAGNOSTICO – GENERAL Y POR AREA DE LA NORMA ISO 9001. ENTRENAMIENTO POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DOCUMENTACION IMPLEMENTACION MANUAL DE CALIDAD AUDITORIA (SUFICIENCIA-EFICACIA) IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGÚN RESULTADOS AUDITORIA REVISION POR LA GERENCIA IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGÚN RESULTADOS DE REVISION GERENCIAL. PREAUDITORIA - ORGANISMO CERTIFICADOR IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGÚN RESULTADOS DE PREAUDITORIA AUDITORIA DE CERTIFICACION – ORGANISMO CERTIFICADOR MEJORAMIENTO CONTINUO V. PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN La etapa de capacitación y entrenamiento es considerada esencial en el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, así como el éxito de la certificación depende del compromiso y dedicación de los líderes de las Empresas de Economía Solidaria. J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda La capacitación y entrenamiento a los líderes del proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se ejecutará en las instalaciones de la Empresa de Economía Solidaria, de esta manera se garantizará la unidad de conceptos y el cumplimiento de los requisitos de la guía ISO 9001 expuestos en el plan de actividades. Para la sensibilización a todo el personal de la Empresa de Economía Solidaria se desarrollará un cronograma general que tenga en cuenta las necesidades de cada dependencia, es necesario que en esta sensibilización participen todos los colaboradores, en cumplimiento a un principio de la norma ISO 9001 enunciado en los principios de la norma, esta sensibilización se desarrollará en un tiempo máximo de dos (2) horas, durante varias sesiones en el tiempo de ejecución de la Asesoría. VI. PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA Para el cumplimiento del numeral 8.2.2 "AUDITORÍA INTERNA" J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda se compromete a brindar entrenamiento en la norma ISO 19011, a los lideres que seleccione cada Institución y asesorar el diseño y ejecución del programa de Auditoria según la norma NTCGP1000:2004. VII. TIEMPO DE ASESORIA La asesoría esta planeada para desarrollar en un plazo de doce (12) meses. Es fundamental aclarar que el Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta de gestión administrativa y de ahorro de costos, uno de los objetivos es lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y las partes interesadas, por lo anterior se exige el cumplimiento estricto de todas las actividades planeadas en el tiempo propuesto según el cronograma. VIII. COSTOS DE LA INVERSIÓN Y FORMA DE PAGO Los costos de la asesoría se definen según los alcances de cada negociación particular. En una asesoria completa Los costos de la inversión incluyen: Asesoría profesional Papelería y útiles de oficina para desarrollar la capacitación y entrenamiento. Apoyo logístico y administrativo IVA sobre los costos administrativos de la asesoría (normas tributarias). J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda IX. COMPROMISOS DE LAS EMPRESAS DE ECONOMIA SOLIDARIA La Empresa de Economía Solidaria deberá integrar un COMITÉ DE CALIDAD que serán seleccionados por el Gerente de la Cooperativa. Para el cumplimiento del numeral 5.5.2 de la guía ISO 9001, el Gerente seleccionará un Representante de la Organización quien será el encargado de cumplir las funciones que la norma contempla para el Representante de la Dirección, J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda brindará asesoría para el cumplimiento de estos dos (2) puntos. Es necesario que la Empresa determine un espacio físico para reuniones del COMITÉ DE CALIDAD, con el REPRESENTANTE DE LA EMPRESA y el responsable del proyecto por parte de J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda, se debe tener una oficina de calidad que garantice la seguridad de los documentos y archivos relacionados con el Sistema, así como la confidencialidad de los mismos. Para el desarrollo de la sensibilización y entrenamiento propuestos en el cronograma de actividades se debe disponer de un auditorio. X. COMPROMISOS Nombrar un gerente del proyecto quien será el responsable de la ejecución del mismo. Disponer de profesionales expertos en Sistemas de Gestión de la Calidad para atender las actividades propuestas en la propuesta de asesoría, según el número de Instituciones participantes. Apoyo logístico y administrativo en las oficinas de J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda. En el desarrollo de la asesoría los profesionales de J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda, en la preparación de los temas de sensibilización y entrenamiento, la elaboración de formatos, elaboración del manual de calidad, elaboración de documentos y diseño de otras herramientas de gestión que permitan el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 serán ejecutados en las oficinas de J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda. XI. INFORMES DE ALFA ASESORIAS & AUDITORIAS PCTA El Coordinador del proyecto por parte de J.A. Zabala & Consultores Asociados Ltda presentará al Gerente un informe mensual que contenga: · Evaluación de cada actividad propuesta en el cronograma, indicando cumplimiento en tiempo y contenido. · Eficiencia global de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. · Si se presentan no conformidades en el cumplimiento de actividades determinar responsabilidades y acciones correctivas inmediatas para solucionar las deficiencias. · Presentar las modificaciones al cronograma de actividades si es necesario para el cumplimiento del tiempo programado en la asesoría. · Presentar indicadores de eficacia por actividad.